Mẫu Ghi nợ trực tiếp là gì?
Mẫu Ghi nợ trực tiếp của Úc cho phép bạn thiết lập các chỉ thị ghi nợ trực tiếp thường dùng để rút tiền từ các tài khoản AUD mở tại Úc và thuộc về những người thanh toán đã được phê duyệt. Số tiền sau đó sẽ được chuyển vào một tài khoản AUD mở tại Úc đã đăng ký trong ANZ Transactive Global.
Lệnh Ghi nợ trực tiếp chứa từ 1 đến 100.000 chỉ thị, với tổng giá trị tối đa lên tới $99,999,999,999.99.
Sau khi tạo thành công, bạn có thể sử dụng mẫu đã định cấu hình sẵn để tạo các chỉ thị ghi nợ trực tiếp của mình.
Quy tắc của mẫu Ghi nợ trực tiếp
- Tắt tính năng thay đổi Người thanh toán (Disable Payer changes) giúp ngăn người dùng thêm hoặc chỉnh sửa bất kỳ người thanh toán nào khi lệnh ghi nợ trực tiếp được tạo từ mẫu.
- Các trường được đánh dấu hoa thị (*) trong mẫu là bắt buộc. Có thể bổ sung thêm thông tin tại thời điểm ghi nợ trực tiếp, bao gồm ngày hiệu lực (value date) và thời gian phát hành (release time).
- Phê duyệt Mẫu (Template Approvals) là bắt buộc nếu tổ chức của bạn yêu cầu Phê duyệt đối với các mẫu khi tạo, chỉnh sửa hoặc xóa mẫu. Sau khi được phê duyệt, mẫu có thể được sử dụng để tạo lệnh ghi nợ trực tiếp.
- Người thanh toán mới (New Payers) được thêm vào mẫu có thể cần phải được phê duyệt trước khi mẫu có thể được sử dụng để tạo lệnh ghi nợ trực tiếp.
Màn hình Mẫu Ghi nợ trực tiếp
Hình ảnh sau đây là ví dụ về màn hình Mẫu Ghi nợ trực tiếp với các trường bao gồm bộ phận (division), tài khoản, tên và mô tả mẫu, ID người dùng direct entry và thông tin chi tiết về người thanh toán.
Màn hình Chi tiết người thanh toán
Hình ảnh sau đây là ví dụ về màn hình Chi tiết người thanh toán để thêm Người thanh toán thủ công với Tên người thanh toán, Địa chỉ email và Số BSB & Số tài khoản của người thanh toán.
Màn hình Chi tiết Ghi nợ trực tiếp của người thanh toán
Hình ảnh sau đây là ví dụ về màn hình Chi tiết Ghi nợ trực tiếp của người thanh toán để nhập hoặc chỉnh sửa thông tin chi tiết bổ sung về người thanh toán và ghi nợ trực tiếp.
Tạo Mẫu Ghi nợ trực tiếp (Úc)
Để tạo mẫu ghi nợ trực tiếp, hãy làm theo các bước dưới đây:
| BƯỚC | THAO TÁC | ||||||||||||||||||||||||||
1 |
Nhấp vào menu Receivables > Templates. | ||||||||||||||||||||||||||
2 |
Nhấp vào New trên Thanh điều khiển (Control Bar). | ||||||||||||||||||||||||||
3 |
Nhấp vào Direct Debit Template. | ||||||||||||||||||||||||||
4 |
Nếu cần, hãy chọn Division nơi lệnh ghi nợ trực tiếp sẽ được thực hiện. Nếu bạn có quyền truy cập vào nhiều bộ phận, bạn có thể thiết lập một bộ phận mặc định (default division) cho các lệnh ghi nợ trực tiếp trong tương lai. |
||||||||||||||||||||||||||
5 |
Chọn Account mà tiền sẽ được ghi có vào. | ||||||||||||||||||||||||||
6 |
Nhập Template Name tối đa 16 ký tự. Tên này sẽ trở thành Tên Ghi nợ trực tiếp khi bạn tạo lệnh ghi nợ trực tiếp từ mẫu. | ||||||||||||||||||||||||||
7 |
Nhập Template Description tối đa 40 ký tự. | ||||||||||||||||||||||||||
8 |
Nhập Direct Debit Reference tối đa 18 ký tự. Thông tin này sẽ xuất hiện dưới dạng một phần của diễn giải trên sao kê tài khoản ghi nợ và sao kê của người thanh toán cũng như trên các báo cáo ghi nợ trực tiếp. | ||||||||||||||||||||||||||
9 |
Nhập Statement Narrative tối đa 40 ký tự. Thông tin này sẽ xuất hiện dưới dạng một phần của diễn giải trên sao kê tài khoản ghi nợ. | ||||||||||||||||||||||||||
10 |
Chọn một Direct Entry User ID. | ||||||||||||||||||||||||||
11 |
Nếu cần, hãy chọn hộp kiểm Disable Payer changes for Direct Debits created from this template để ngăn người dùng thêm hoặc chỉnh sửa chi tiết người thanh toán trong các lệnh ghi nợ trực tiếp được tạo từ mẫu này. | ||||||||||||||||||||||||||
12 |
Để giảm thiểu rủi ro gian lận, ANZ khuyến nghị bạn luôn xác nhận thông tin chi tiết về người thanh toán khi xử lý lệnh ghi nợ trực tiếp.
Thanh điều khiển (Control Bar)
Nhấp vào Add để thêm một hoặc nhiều thông tin chi tiết về người thanh toán bằng các tùy chọn sau: Thêm Người thanh toán từ danh sách Người thanh toán của bạn
Tìm kiếm và chọn Người thanh toán từ trường Payer Name, sau đó chuyển sang các bước tiếp theo. Nếu cần, hãy nhấp lại vào Add để thêm người thanh toán bổ sung.
Thêm Người thanh toán mới
Người dùng phải có quyền tạo người thanh toán mới để hoàn tất các bước này.
Người thanh toán mới sẽ tự động được thêm vào Danh sách Người thanh toán của bạn.
|
||||||||||||||||||||||||||
13 |
Nếu cần, hãy thêm hoặc chỉnh sửa Reference tối đa 18 ký tự và thông tin này sẽ xuất hiện dưới dạng một phần của diễn giải trên sao kê tài khoản ghi có và sao kê của người thanh toán cũng như trên các báo cáo ghi nợ trực tiếp. | ||||||||||||||||||||||||||
14 |
Nhập Amount cần thu từ người thanh toán hoặc để số tiền là 0 (sau đó nhập số tiền khi bạn tạo lệnh ghi nợ trực tiếp từ mẫu). | ||||||||||||||||||||||||||
15 |
Nếu cần, hãy nhấp vào biểu tượng Payer Direct Debit Details để xem hoặc cập nhật thông tin bổ sung về người thanh toán: Thêm hoặc cập nhật Chi tiết Ghi nợ trực tiếp của Người thanh toán
|
||||||||||||||||||||||||||
| 16 |
Bạn có muốn tiếp tục hoàn thiện mẫu ghi nợ trực tiếp ở giai đoạn sau không?
|
||||||||||||||||||||||||||
17 |
Nhấp vào Review & Submit. | ||||||||||||||||||||||||||
18 |
Nhấp vào Submit. KẾT QUẢ:
|
Các thông báo lỗi và cảnh báo chẳng hạn như 'kiểm tra tính hợp lệ của trường' (fields validations) sẽ hiển thị thông tin về (các) trường bị ảnh hưởng và đánh dấu (các) trường đó bằng màu đỏ. Các thông báo lỗi cụ thể cho mẫu ghi nợ trực tiếp, các trường khả dụng và việc xác thực chi tiết. Bạn có thể cập nhật thông tin trong (các) trường bị ảnh hưởng và tiếp tục xử lý mẫu ghi nợ trực tiếp.
Kiểm tra tính hợp lệ của trường bắt buộc:
Các bước tiếp theo
Khi mẫu ghi nợ trực tiếp đã được gửi thành công để phê duyệt và đang ở trạng thái Chờ phê duyệt (Pending Approval), các bước tiếp theo có thể là:
- Phê duyệt Mẫu Ghi nợ trực tiếp hoặc,
- Từ chối Mẫu Ghi nợ trực tiếp trả về cho người khởi tạo để chỉnh sửa hoặc xóa.
Khi mẫu ghi nợ trực tiếp đã được phê duyệt thành công và đang ở trạng thái Đã phê duyệt (Approved), các bước tiếp theo có thể là:
- Sử dụng Mẫu Ghi nợ trực tiếp
- Quản lý mẫu ghi nợ trực tiếp để sao chép, xóa, chỉnh sửa, thu hồi, từ chối, gửi hoặc xem.