Mẫu Ghi nợ Trực tiếp là gì?
Mẫu Ghi nợ Trực tiếp tại Úc cho phép bạn thiết lập các hướng dẫn ghi nợ trực tiếp thường xuyên sử dụng để rút tiền từ các tài khoản AUD mở tại Úc và thuộc về các người thanh toán đã được phê duyệt. Số tiền sau đó sẽ được gửi vào tài khoản AUD mở tại Úc được đăng ký trong ANZ Transactive Global.
Các khoản Ghi nợ Trực tiếp chứa từ 1 đến 100.000 hướng dẫn, với tổng giá trị tối đa lên tới $99.999.999.999,99.
Sau khi được tạo thành công, bạn có thể sử dụng mẫu đã được cấu hình sẵn này để tạo các hướng dẫn ghi nợ trực tiếp của mình.
Các quy tắc của mẫu Ghi nợ Trực tiếp
- Vô hiệu hóa thay đổi Người thanh toán ngăn người dùng thêm hoặc chỉnh sửa bất kỳ người thanh toán nào khi ghi nợ trực tiếp được tạo từ một mẫu.
- Các trường được đánh dấu bằng dấu sao (*) trong mẫu được coi là bắt buộc. Thông tin bổ sung có thể được thêm vào tại thời điểm ghi nợ trực tiếp, bao gồm ngày hiệu lực và thời gian giải tỏa.
- Phê duyệt Mẫu là bắt buộc nếu tổ chức của bạn yêu cầu Phê duyệt đối với các mẫu khi tạo, chỉnh sửa hoặc xóa mẫu. Sau khi được phê duyệt, mẫu có thể được sử dụng để tạo ghi nợ trực tiếp.
- Người thanh toán Mới được thêm vào mẫu có thể cần phải được phê duyệt trước khi mẫu có thể được sử dụng để tạo ghi nợ trực tiếp.
Màn hình Mẫu Ghi nợ Trực tiếp
Hình ảnh dưới đây là một ví dụ về màn hình Mẫu Ghi nợ Trực tiếp với các trường bao gồm bộ phận, tài khoản, tên và mô tả mẫu, ID người dùng nhập trực tiếp, và chi tiết người thanh toán.
Màn hình Chi tiết Người thanh toán
Hình ảnh dưới đây là một ví dụ về màn hình Chi tiết Người thanh toán để thêm Người thanh toán thủ công với Tên Người thanh toán, Địa chỉ Email và số BSB & Tài khoản của Người thanh toán.
Màn hình Chi tiết Ghi nợ Trực tiếp của Người thanh toán
Hình ảnh dưới đây là một ví dụ về màn hình Chi tiết Ghi nợ Trực tiếp của Người thanh toán để nhập hoặc chỉnh sửa thông tin chi tiết bổ sung của người thanh toán và ghi nợ trực tiếp.
Tạo Mẫu Ghi nợ Trực tiếp (Úc)
Để tạo mẫu ghi nợ trực tiếp, hãy làm theo các bước dưới đây:
| BƯỚC | HÀNH ĐỘNG | ||||||||||||||||||||||||||
1 |
Nhấp vào menu Receivables > Templates. | ||||||||||||||||||||||||||
2 |
Nhấp vào New trên Thanh điều khiển. | ||||||||||||||||||||||||||
3 |
Nhấp vào Direct Debit Template. | ||||||||||||||||||||||||||
4 |
Nếu cần, chọn Division (Bộ phận) mà khoản ghi nợ trực tiếp sẽ được thực hiện từ đó. Nếu bạn có quyền đối với nhiều bộ phận, bạn có thể thiết lập một bộ phận mặc định cho các khoản ghi nợ trực tiếp trong tương lai. |
||||||||||||||||||||||||||
5 |
Chọn Account (Tài khoản) mà tiền sẽ được ghi có vào. | ||||||||||||||||||||||||||
6 |
Nhập Template Name (Tên mẫu) tối đa 16 ký tự. Tên này sẽ trở thành Tên Ghi nợ Trực tiếp khi bạn tạo ghi nợ trực tiếp từ mẫu. | ||||||||||||||||||||||||||
7 |
Nhập Template Description (Mô tả mẫu) tối đa 40 ký tự. | ||||||||||||||||||||||||||
8 |
Nhập Direct Debit Reference (Tham chiếu Ghi nợ Trực tiếp) tối đa 18 ký tự. Thông tin này sẽ xuất hiện như một phần của nội dung diễn giải trên sao kê tài khoản nợ, sao kê của người thanh toán và trên các báo cáo ghi nợ trực tiếp. | ||||||||||||||||||||||||||
9 |
Nhập Statement Narrative (Diễn giải sao kê) tối đa 40 ký tự. Thông tin này sẽ xuất hiện như một phần của nội dung diễn giải trên sao kê tài khoản nợ. | ||||||||||||||||||||||||||
10 |
Chọn một Direct Entry User ID. | ||||||||||||||||||||||||||
11 |
Nếu cần, chọn hộp kiểm Disable Payer changes for Direct Debits created from this template để ngăn người dùng thêm hoặc chỉnh sửa chi tiết người thanh toán trong các khoản ghi nợ trực tiếp được tạo từ mẫu này. | ||||||||||||||||||||||||||
12 |
Để giảm thiểu rủi ro gian lận, ANZ khuyến nghị bạn luôn xác nhận chi tiết người thanh toán khi xử lý ghi nợ trực tiếp.
Thanh điều khiển
Nhấp vào Add để thêm một hoặc nhiều chi tiết người thanh toán bằng các tùy chọn sau: Thêm Người thanh toán từ danh sách Người thanh toán của bạn
Tìm kiếm và chọn Người thanh toán từ trường Payer Name, sau đó chuyển sang các bước tiếp theo. Nếu cần, nhấp lại vào Add để thêm người thanh toán bổ sung.
Thêm Người thanh toán Mới
Người dùng phải có quyền tạo người thanh toán mới để hoàn thành các bước này.
Người thanh toán Mới sẽ tự động được thêm vào Danh sách Người thanh toán của bạn.
|
||||||||||||||||||||||||||
13 |
Nếu cần, thêm hoặc chỉnh sửa Reference (Tham chiếu) tối đa 18 ký tự và thông tin này sẽ xuất hiện như một phần của nội dung diễn giải trên tài khoản có, sao kê của người thanh toán và trên các báo cáo ghi nợ trực tiếp. | ||||||||||||||||||||||||||
14 |
Nhập Amount (Số tiền) cần thu từ người thanh toán hoặc để số tiền bằng 0 (sau đó nhập số tiền khi bạn tạo ghi nợ trực tiếp từ mẫu). | ||||||||||||||||||||||||||
15 |
Nếu cần, nhấp vào biểu tượng Chi tiết Ghi nợ Trực tiếp của Người thanh toán để xem hoặc cập nhật thông tin bổ sung của người thanh toán: Thêm hoặc cập nhật Chi tiết Ghi nợ Trực tiếp của Người thanh toán
|
||||||||||||||||||||||||||
| 16 |
Bạn có muốn tiếp tục hoàn thành mẫu ghi nợ trực tiếp vào lúc khác không?
|
||||||||||||||||||||||||||
17 |
Nhấp vào Review & Submit. | ||||||||||||||||||||||||||
18 |
Nhấp vào Submit. KẾT QUẢ:
|
Các thông báo lỗi và cảnh báo như 'xác thực trường' hiển thị thông tin về (các) trường bị ảnh hưởng và làm nổi bật (các) trường đó bằng màu đỏ. Các thông báo lỗi là đặc thù cho mẫu ghi nợ trực tiếp, các trường có sẵn và các xác thực cụ thể. Bạn có thể cập nhật thông tin trong (các) trường bị ảnh hưởng và tiếp tục xử lý mẫu ghi nợ trực tiếp.
Xác thực trường bắt buộc:
Các bước tiếp theo
Khi mẫu ghi nợ trực tiếp đã được gửi phê duyệt thành công và ở trạng thái Chờ phê duyệt (Pending Approval), các bước tiếp theo có thể là:
- Phê duyệt Mẫu Ghi nợ Trực tiếp hoặc,
- Từ chối Mẫu Ghi nợ Trực tiếp trả về cho người khởi tạo để chỉnh sửa hoặc xóa.
Khi mẫu ghi nợ trực tiếp đã được phê duyệt thành công và ở trạng thái Đã phê duyệt (Approved), các bước tiếp theo có thể là:
- Sử dụng Mẫu Ghi nợ Trực tiếp
- Quản lý các mẫu ghi nợ trực tiếp để sao chép, xóa, chỉnh sửa, thu hồi, từ chối, gửi hoặc xem.