Ghi nợ trực tiếp định kỳ là gì?
Ghi nợ trực tiếp định kỳ cho phép bạn thiết lập lịch biểu để quản lý các khoản ghi nợ trực tiếp định kỳ lặp lại. Nếu tổ chức của bạn được thiết lập để phê duyệt mẫu, khoản ghi nợ trực tiếp định kỳ mới sẽ cần được người dùng có thẩm quyền thích hợp phê duyệt trước khi kích hoạt. Sau khi kích hoạt, một khoản ghi nợ trực tiếp sẽ được tạo từ lịch biểu trước Ngày giá trị (Value Date) khoảng 7 ngày và sẽ hiển thị để xem cũng như phê duyệt trên màn hình Current Direct Debits.
Quy tắc đối với Ghi nợ trực tiếp định kỳ
- Các lần lặp lại chỉ có thể được lên lịch theo khoảng thời gian tháng, ví dụ: mỗi 1 tháng là hàng tháng, mỗi 3 tháng là hàng quý, hoặc mỗi 12 tháng là hàng năm. Các khoảng thời gian từ 1 đến 12 tháng cũng có sẵn.
- Repeats On: Nếu bạn chọn ngày lặp lại là 29, 30 hoặc 31, bạn sẽ nhận được cảnh báo sau: “Bạn đã chọn một ngày không hợp lệ cho tất cả các tháng. Các khoản Ghi nợ trực tiếp cho các ngày không hợp lệ sẽ được tạo với ngày giá trị là ngày làm việc cuối cùng của tháng, hoặc ngày làm việc tiếp theo.”
- Start Date phải là ngày hiện tại cộng thêm một ngày.
Màn hình Periodic Direct Debit
Hình ảnh sau đây là ví dụ về màn hình Periodic Direct Debit với các trường bao gồm chi tiết lặp lại, chi tiết ghi nợ trực tiếp định kỳ và chi tiết người trả tiền.
Màn hình Payer Details
Hình ảnh sau đây là ví dụ về màn hình Payer Details để thêm Người trả tiền thủ công với Payer Name, Email Address và Payer Account Number.
Màn hình Payer Direct Debit Details
Hình ảnh sau đây là ví dụ về màn hình Payer Direct Debit Details để nhập thêm thông tin chi tiết về người trả tiền và ghi nợ trực tiếp.
Tạo Ghi nợ trực tiếp định kỳ
Có nhiều cách để bạn tạo ghi nợ trực tiếp định kỳ từ menu Receivables. Hãy chọn một trong các tùy chọn sau:
- Nhấp vào Periodic Direct Debits > Create Periodic Direct Debit (xem hướng dẫn từng bước bên dưới)
- Nhấp vào Periodic Direct Debits > Use Direct Debit Template
| BƯỚC | THAO TÁC | ||||||||||||||||||||||||||
1 |
Nhấp vào menu Receivables > Periodic Direct Debits. | ||||||||||||||||||||||||||
2 |
Nhấp vào New trên Control Bar. | ||||||||||||||||||||||||||
3 |
Nhấp vào Create Periodic Direct Debit. | ||||||||||||||||||||||||||
4 |
Nếu cần, chọn Division cho Ghi nợ trực tiếp. Nếu bạn được phân quyền cho nhiều bộ phận, bạn có thể thiết lập bộ phận mặc định cho các khoản ghi nợ trực tiếp trong tương lai. |
||||||||||||||||||||||||||
5 |
Chọn tài khoản sẽ được ghi có tiền vào (mục To). | ||||||||||||||||||||||||||
6 |
Repeats mặc định là Monthly vì hiện tại đây là tần suất duy nhất khả dụng. | ||||||||||||||||||||||||||
7 |
Chọn khoảng thời gian tháng tại Repeats Every X. Chọn khoảng thời gian từ 1 đến 12 tháng:
|
||||||||||||||||||||||||||
8 |
Chọn ngày trong tháng tại Repeats On để tạo phiên ghi nợ trực tiếp. | ||||||||||||||||||||||||||
9 |
Chọn Start Date - đây là thời điểm các phiên ghi nợ trực tiếp sẽ bắt đầu. | ||||||||||||||||||||||||||
10 |
Chọn một tùy chọn Ends - đây là thời điểm các phiên ghi nợ trực tiếp sẽ dừng lại.
|
||||||||||||||||||||||||||
11 |
Chọn một tùy chọn để quản lý Non-Business Days.
|
||||||||||||||||||||||||||
12 |
Nhập Periodic Direct Debit Name tối đa 16 ký tự. Tên này sẽ trở thành Direct Debit Name khi bạn tạo ghi nợ trực tiếp từ mẫu. | ||||||||||||||||||||||||||
13 |
Nhập mô tả Periodic Direct Debit tối đa 40 ký tự. | ||||||||||||||||||||||||||
14 |
Nhập Periodic Direct Debit Reference tối đa 18 ký tự. Thông tin này sẽ xuất hiện dưới dạng một phần diễn giải trên sao kê của tài khoản ghi nợ và của người trả tiền cũng như trên các báo cáo ghi nợ trực tiếp. | ||||||||||||||||||||||||||
15 |
Nhập Statement Narrative tối đa 40 ký tự. Thông tin này sẽ xuất hiện dưới dạng một phần diễn giải trên sao kê tài khoản ghi nợ. | ||||||||||||||||||||||||||
16 |
Chọn một Direct Entry User ID từ danh sách thả xuống. | ||||||||||||||||||||||||||
17 |
Chọn hộp kiểm Disable Payer changes for Direct Debits created from this Periodic Direct Debit nếu bạn cần ngăn người dùng thêm người trả tiền mới hoặc chỉnh sửa chi tiết của người trả tiền hiện tại trong các khoản ghi nợ trực tiếp được tạo từ ghi nợ trực tiếp định kỳ này. | ||||||||||||||||||||||||||
18 |
Để giảm thiểu rủi ro gian lận, ANZ khuyến nghị bạn luôn xác nhận thông tin chi tiết của người trả tiền khi xử lý ghi nợ trực tiếp.
Control Bar
Nhấp vào Add để thêm thông tin chi tiết của một hoặc nhiều người trả tiền bằng các tùy chọn sau: Thêm Người trả tiền từ danh sách Người trả tiền của bạn
Tìm kiếm và chọn Người trả tiền từ trường Payer Name, sau đó tiến hành các bước tiếp theo. Nếu cần, nhấp lại vào Add để thêm người trả tiền khác.
Thêm Người trả tiền mới
Người dùng phải có quyền tạo người trả tiền mới để hoàn tất các bước này.
|
||||||||||||||||||||||||||
19 |
Lodgement Reference chứa Periodic Direct Debit Reference và có thể thay đổi cho người trả tiền này nếu cần. Lodgement Reference có thể dài tối đa 18 ký tự và sẽ xuất hiện dưới dạng một phần diễn giải trên sao kê của tài khoản ghi có và của người trả tiền cũng như trên các báo cáo ghi nợ trực tiếp. | ||||||||||||||||||||||||||
20 |
Nhập Amount cần thu từ người trả tiền | ||||||||||||||||||||||||||
21 |
Nếu cần, hãy nhấp vào biểu tượng Payer Direct Debit Details để xem hoặc cập nhật thông tin bổ sung của người trả tiền: Thêm hoặc cập nhật Payer Direct Debit Details
|
||||||||||||||||||||||||||
22 |
Bạn có muốn tiếp tục xử lý ghi nợ trực tiếp ở giai đoạn sau không?
|
||||||||||||||||||||||||||
23 |
Nhấp vào Review & Submit. | ||||||||||||||||||||||||||
24 |
Nhấp vào Submit. KẾT QUẢ:
|
Các thông báo lỗi và cảnh báo như 'fields validations' (xác thực trường) sẽ hiển thị thông tin về (các) trường bị ảnh hưởng và đánh dấu (các) trường đó bằng màu đỏ. Các thông báo lỗi sẽ cụ thể cho từng khoản ghi nợ trực tiếp, các trường có sẵn và xác thực chi tiết. Bạn có thể cập nhật thông tin trong (các) trường bị ảnh hưởng và tiếp tục xử lý ghi nợ trực tiếp.