Ghi nợ Trực tiếp Định kỳ là gì?
Ghi nợ Trực tiếp Định kỳ cho phép bạn thiết lập một lịch trình để quản lý các khoản ghi nợ trực tiếp lặp lại. Nếu tổ chức của bạn được thiết lập để phê duyệt biểu mẫu (template), một khoản ghi nợ trực tiếp định kỳ mới sẽ cần được phê duyệt bởi người dùng có quyền hạn chính xác trước khi hoạt động. Sau khi hoạt động, một khoản ghi nợ trực tiếp sẽ được tạo từ lịch trình khoảng bảy ngày trước Ngày Hiệu lực (Value Date) và sẽ có sẵn để xem và phê duyệt trong màn hình Ghi nợ Trực tiếp Hiện tại.
Quy tắc đối với Ghi nợ Trực tiếp Định kỳ
- Các lần lặp lại chỉ có thể được lên lịch theo khoảng thời gian tháng, ví dụ: mỗi 1 tháng đối với hàng tháng, mỗi 3 tháng đối với hàng quý, hoặc mỗi 12 tháng đối với hàng năm. Các khoảng thời gian tháng từ 1 đến 12 cũng có sẵn để lựa chọn.
- Lặp lại vào ngày (Repeats On): Nếu bạn chọn ngày lặp lại là 29, 30 hoặc 31, bạn sẽ nhận được cảnh báo sau: “Bạn đã chọn một ngày không hợp lệ cho tất cả các tháng. Các khoản Ghi nợ Trực tiếp cho các ngày không hợp lệ sẽ được tạo với ngày hiệu lực vào ngày làm việc cuối cùng của tháng, hoặc ngày làm việc tiếp theo.”
- Ngày Bắt đầu (Start Date) phải là ngày hiện tại cộng thêm một.
Màn hình Ghi nợ Trực tiếp Định kỳ
Hình ảnh sau đây là một ví dụ về màn hình Ghi nợ Trực tiếp Định kỳ với các trường bao gồm chi tiết lặp lại, chi tiết ghi nợ trực tiếp định kỳ và chi tiết người thanh toán.
Màn hình Chi tiết Người thanh toán
Hình ảnh sau đây là một ví dụ về màn hình Chi tiết Người thanh toán để thêm thủ công một Người thanh toán với Tên Người thanh toán, Địa chỉ Email và Số Tài khoản Người thanh toán.
Màn hình Chi tiết Ghi nợ Trực tiếp của Người thanh toán
Hình ảnh sau đây là một ví dụ về màn hình Chi tiết Ghi nợ Trực tiếp của Người thanh toán để nhập thêm thông tin chi tiết về người thanh toán và ghi nợ trực tiếp.
Tạo một khoản Ghi nợ Trực tiếp Định kỳ
Có nhiều cách để bạn có thể tạo một khoản ghi nợ trực tiếp định kỳ từ menu Khoản phải thu (Receivables). Chọn từ các tùy chọn sau:
- Nhấp vào Ghi nợ Trực tiếp Định kỳ > Tạo Ghi nợ Trực tiếp Định kỳ (xem hướng dẫn từng bước bên dưới)
- Nhấp vào Ghi nợ Trực tiếp Định kỳ > Sử dụng Biểu mẫu Ghi nợ Trực tiếp
| BƯỚC | HÀNH ĐỘNG | ||||||||||||||||||||||||
1 |
Nhấp vào menu Khoản phải thu (Receivables) > Ghi nợ Trực tiếp Định kỳ (Periodic Direct Debits). | ||||||||||||||||||||||||
2 |
Nhấp vào Mới (New) trên Thanh Điều khiển. | ||||||||||||||||||||||||
3 |
Nhấp vào Tạo Ghi nợ Trực tiếp Định kỳ (Create Periodic Direct Debit). | ||||||||||||||||||||||||
4 |
Nếu được yêu cầu, chọn Phân ban (Division) cho khoản Ghi nợ Trực tiếp. Nếu bạn có quyền đối với nhiều phân ban, bạn có thể thiết lập một phân ban mặc định cho các khoản ghi nợ trực tiếp trong tương lai. |
||||||||||||||||||||||||
5 |
Chọn tài khoản (account) mà tiền sẽ được ghi có Đến (To). | ||||||||||||||||||||||||
6 |
Lặp lại (Repeats) mặc định là Hàng tháng (Monthly) vì đây hiện là tần suất duy nhất có sẵn. | ||||||||||||||||||||||||
7 |
Chọn Lặp lại mỗi (Repeats Every) X khoảng thời gian tháng. Chọn từ các khoảng thời gian từ 1 đến 12 tháng:
|
||||||||||||||||||||||||
8 |
Chọn ngày trong tháng tại mục Lặp lại vào ngày (Repeats On) để tạo một yêu cầu ghi nợ trực tiếp. | ||||||||||||||||||||||||
9 |
Chọn Ngày Bắt đầu (Start Date) - đây là thời điểm các yêu cầu ghi nợ trực tiếp sẽ bắt đầu. | ||||||||||||||||||||||||
10 |
Chọn một tùy chọn Kết thúc (Ends) - đây là thời điểm các yêu cầu ghi nợ trực tiếp sẽ dừng lại.
|
||||||||||||||||||||||||
11 |
Chọn một tùy chọn để quản lý Ngày Không làm việc (Non-Business Days).
|
||||||||||||||||||||||||
12 |
Nhập Tên Ghi nợ Trực tiếp Định kỳ (Periodic Direct Debit Name) tối đa 16 ký tự. Đây sẽ trở thành Tên Ghi nợ Trực tiếp khi bạn tạo một khoản ghi nợ trực tiếp từ biểu mẫu. | ||||||||||||||||||||||||
13 |
Chọn một Mã Ủy quyền (Authorisation Code) từ danh sách thả xuống. | ||||||||||||||||||||||||
14 |
Nhập Chi tiết cụ thể (Particulars) tối đa 12 ký tự, thông tin này sẽ xuất hiện như một phần mô tả trên sao kê tài khoản ghi có. | ||||||||||||||||||||||||
15 |
Nhập một Mã (Code) tối đa 12 ký tự, thông tin này sẽ xuất hiện như một phần mô tả trên sao kê tài khoản ghi có. | ||||||||||||||||||||||||
16 |
Nhập một Số tham chiếu (Reference) tối đa 12 ký tự, thông tin này sẽ xuất hiện như một phần mô tả trên sao kê tài khoản ghi có. | ||||||||||||||||||||||||
17 |
Chọn một Tài khoản Đối chiếu (Trace Account) cho các khoản ghi nợ trực tiếp không thể xử lý. | ||||||||||||||||||||||||
18 |
Đánh dấu chọn Ghi có Cá nhân (Individual Credits) nếu bạn cần một mục sao kê riêng cho mỗi giao dịch được xử lý. | ||||||||||||||||||||||||
19 |
Chọn hộp kiểm Vô hiệu hóa thay đổi Người thanh toán đối với các khoản Ghi nợ Trực tiếp được tạo từ Ghi nợ Trực tiếp Định kỳ này nếu bạn cần ngăn người dùng thêm người thanh toán mới hoặc chỉnh sửa chi tiết của người thanh toán hiện tại trong các khoản ghi nợ trực tiếp được tạo từ ghi nợ trực tiếp định kỳ này. | ||||||||||||||||||||||||
20 |
Để giảm thiểu rủi ro gian lận, ANZ khuyến nghị bạn luôn xác nhận chi tiết người thanh toán khi xử lý ghi nợ trực tiếp.
Thanh Điều khiển
Nhấp vào Thêm (Add) để thêm một hoặc nhiều chi tiết người thanh toán bằng các tùy chọn sau: Thêm Người thanh toán từ danh sách Người thanh toán của bạn
Tìm kiếm và chọn Người thanh toán từ trường Tên Người thanh toán, sau đó tiến hành các bước tiếp theo. Nếu được yêu cầu, nhấp vào Thêm một lần nữa để thêm người thanh toán bổ sung.
Thêm Người thanh toán Mới
Người dùng phải có quyền tạo người thanh toán mới để hoàn thành các bước này.
|
||||||||||||||||||||||||
21 |
Nếu được yêu cầu, nhập Chi tiết cụ thể (Particulars) tối đa 12 ký tự, thông tin này sẽ xuất hiện như một phần mô tả trên sao kê của người thanh toán. | ||||||||||||||||||||||||
22 |
Nếu được yêu cầu, nhập một Mã (Code) tối đa 12 ký tự, thông tin này sẽ xuất hiện như một phần mô tả trên sao kê tài khoản ghi có và sao kê của người thanh toán. | ||||||||||||||||||||||||
23 |
Nếu được yêu cầu, nhập một Số tham chiếu (Reference) tối đa 12 ký tự, thông tin này sẽ xuất hiện như một phần mô tả trên sao kê của người thanh toán. | ||||||||||||||||||||||||
24 |
Nhập Số tiền (Amount) cần thu từ người thanh toán. | ||||||||||||||||||||||||
25 |
Nếu được yêu cầu, nhấp vào biểu tượng Chi tiết Ghi nợ Trực tiếp của Người thanh toán để xem hoặc cập nhật thông tin bổ sung của người thanh toán: Thêm hoặc cập nhật Chi tiết Ghi nợ Trực tiếp của Người thanh toán
|
||||||||||||||||||||||||
26 |
Bạn có muốn tiếp tục thực hiện ghi nợ trực tiếp ở giai đoạn sau không?
|
||||||||||||||||||||||||
27 |
Nhấp vào Xem lại & Gửi (Review & Submit). | ||||||||||||||||||||||||
28 |
Nhấp vào Gửi (Submit). KẾT QUẢ:
|
Các thông báo lỗi và cảnh báo như 'xác thực trường dữ liệu' hiển thị thông tin về (các) trường bị ảnh hưởng và làm nổi bật (các) trường đó bằng màu đỏ. Các thông báo lỗi cụ thể đối với khoản ghi nợ trực tiếp, các trường có sẵn và xác thực chi tiết cụ thể. Bạn có thể cập nhật thông tin trong (các) trường bị ảnh hưởng và tiếp tục xử lý ghi nợ trực tiếp.