Ghi nợ trực tiếp định kỳ là gì?
Ghi nợ trực tiếp định kỳ cho phép bạn thiết lập lịch biểu để quản lý các khoản ghi nợ trực tiếp lặp lại. Nếu tổ chức của bạn được thiết lập để phê duyệt mẫu, lệnh ghi nợ trực tiếp định kỳ mới sẽ cần được người dùng có quyền thích hợp phê duyệt trước khi kích hoạt. Sau khi kích hoạt, lệnh ghi nợ trực tiếp được tạo từ lịch biểu khoảng bảy ngày trước Ngày giá trị (Value Date) và sẽ hiển thị để xem và phê duyệt trong màn hình Current Direct Debits.
Quy tắc cho Ghi nợ trực tiếp định kỳ
- Lịch lặp lại chỉ có thể được lên lịch theo khoảng thời gian tháng, ví dụ: định kỳ 1 tháng một lần (hàng tháng), 3 tháng một lần (hàng quý), hoặc 12 tháng một lần (hàng năm). Khoảng thời gian theo tháng từ 1 đến 12 cũng khả dụng.
- Repeats On: Nếu bạn chọn ngày lặp lại là 29, 30 hoặc 31, bạn sẽ nhận được cảnh báo sau: “Bạn đã chọn một ngày không hợp lệ cho tất cả các tháng. Các khoản Ghi nợ trực tiếp cho các ngày không hợp lệ sẽ được tạo với ngày giá trị vào ngày làm việc cuối cùng của tháng hoặc ngày làm việc tiếp theo.”
- Start Date phải là ngày hiện tại cộng thêm một ngày.
Màn hình Periodic Direct Debit
Hình ảnh sau đây là ví dụ về màn hình Periodic Direct Debit với các trường bao gồm chi tiết lặp lại, chi tiết ghi nợ trực tiếp định kỳ và chi tiết bên trả tiền.
Màn hình Payer Details
Hình ảnh sau đây là ví dụ về màn hình Payer Details để thêm Bên trả tiền thủ công với Tên bên trả tiền, Địa chỉ email và Số tài khoản bên trả tiền.
Màn hình Payer Direct Debit Details
Hình ảnh sau đây là ví dụ về màn hình Payer Direct Debit Details để nhập thông tin chi tiết bổ sung về bên trả tiền và ghi nợ trực tiếp.
Tạo Ghi nợ trực tiếp định kỳ
Có nhiều cách để bạn có thể tạo ghi nợ trực tiếp định kỳ từ menu Receivables. Hãy chọn từ các tùy chọn sau:
- Nhấp vào Periodic Direct Debits > Create Periodic Direct Debit (xem hướng dẫn từng bước bên dưới)
- Nhấp vào Periodic Direct Debits > Use Direct Debit Template
| BƯỚC | THAO TÁC | ||||||||||||||||||||||||
1 |
Nhấp vào menu Receivables> Periodic Direct Debits. | ||||||||||||||||||||||||
2 |
Nhấp vào New trên Thanh điều khiển. | ||||||||||||||||||||||||
3 |
Nhấp vào Create Periodic Direct Debit. | ||||||||||||||||||||||||
4 |
Nếu cần, hãy chọn Division cho Ghi nợ trực tiếp. Nếu bạn được phân quyền sử dụng nhiều bộ phận, bạn có thể thiết lập một bộ phận mặc định cho các lệnh ghi nợ trực tiếp trong tương lai. |
||||||||||||||||||||||||
5 |
Chọn tài khoản mà tiền sẽ được ghi có vào (To). | ||||||||||||||||||||||||
6 |
Repeats mặc định là Monthly vì hiện tại đây là tần suất duy nhất khả dụng. | ||||||||||||||||||||||||
7 |
Chọn Repeats Every theo khoảng thời gian X tháng. Chọn khoảng thời gian từ 1 đến 12 tháng:
|
||||||||||||||||||||||||
8 |
Chọn ngày trong tháng tại mục Repeats On để tạo lệnh ghi nợ trực tiếp. | ||||||||||||||||||||||||
9 |
Chọn Start Date - đây là thời điểm các lệnh ghi nợ trực tiếp sẽ bắt đầu. | ||||||||||||||||||||||||
10 |
Chọn một tùy chọn Ends - đây là thời điểm các lệnh ghi nợ trực tiếp sẽ dừng lại.
|
||||||||||||||||||||||||
11 |
Chọn một tùy chọn về cách xử lý Non-Business Days (Ngày không làm việc).
|
||||||||||||||||||||||||
12 |
Nhập Periodic Direct Debit Name tối đa 16 ký tự. Tên này sẽ trở thành Tên Ghi nợ trực tiếp khi bạn tạo ghi nợ trực tiếp từ mẫu. | ||||||||||||||||||||||||
13 |
Chọn Authorisation Code từ danh sách thả xuống. | ||||||||||||||||||||||||
14 |
Nhập Particulars tối đa 12 ký tự sẽ xuất hiện dưới dạng một phần của nội dung diễn giải trên sao kê tài khoản ghi có. | ||||||||||||||||||||||||
15 |
Nhập Code tối đa 12 ký tự sẽ xuất hiện dưới dạng một phần của nội dung diễn giải trên sao kê tài khoản ghi có. | ||||||||||||||||||||||||
16 |
Nhập Reference tối đa 12 ký tự sẽ xuất hiện dưới dạng một phần của nội dung diễn giải trên sao kê tài khoản ghi có. | ||||||||||||||||||||||||
17 |
Chọn một Trace Account cho các khoản ghi nợ trực tiếp không thể xử lý. | ||||||||||||||||||||||||
18 |
Đánh dấu vào Individual Credits nếu bạn cần một mục sao kê cho mỗi giao dịch được xử lý. | ||||||||||||||||||||||||
19 |
Chọn hộp kiểm Disable Payer changes for Direct Debits created from this Periodic Direct Debit nếu bạn cần ngăn người dùng thêm bên trả tiền mới hoặc chỉnh sửa thông tin chi tiết của bên trả tiền hiện có trong các khoản ghi nợ trực tiếp được tạo từ lệnh ghi nợ trực tiếp định kỳ này. | ||||||||||||||||||||||||
20 |
Để giảm thiểu rủi ro gian lận, ANZ khuyến nghị bạn luôn xác nhận thông tin chi tiết của bên trả tiền khi xử lý ghi nợ trực tiếp.
Thanh điều khiển
Nhấp vào Add để thêm thông tin chi tiết của một hoặc nhiều bên trả tiền bằng các tùy chọn sau: Thêm Bên trả tiền từ danh sách Bên trả tiền của bạn
Tìm kiếm và chọn Bên trả tiền từ trường Payer Name, sau đó tiến hành các bước tiếp theo. Nếu cần, hãy nhấp vào Add một lần nữa để thêm các bên trả tiền bổ sung.
Thêm Bên trả tiền mới
Người dùng phải có quyền tạo bên trả tiền mới để hoàn thành các bước này.
|
||||||||||||||||||||||||
21 |
Nếu cần, hãy nhập Particulars tối đa 12 ký tự sẽ xuất hiện dưới dạng một phần của nội dung diễn giải trên sao kê của bên trả tiền. | ||||||||||||||||||||||||
22 |
Nếu cần, hãy nhập Code tối đa 12 ký tự sẽ xuất hiện dưới dạng một phần của nội dung diễn giải trên tài khoản ghi có và sao kê của bên trả tiền. | ||||||||||||||||||||||||
23 |
Nếu cần, hãy nhập Reference tối đa 12 ký tự sẽ xuất hiện dưới dạng một phần của nội dung diễn giải trên sao kê của bên trả tiền. | ||||||||||||||||||||||||
24 |
Nhập Amount cần thu từ bên trả tiền | ||||||||||||||||||||||||
25 |
Nếu cần, hãy nhấp vào biểu tượng Payer Direct Debit Details để xem hoặc cập nhật thông tin bổ sung về bên trả tiền: Thêm hoặc cập nhật Payer Direct Debit Details
|
||||||||||||||||||||||||
26 |
Bạn có muốn tiếp tục thực hiện ghi nợ trực tiếp vào giai đoạn sau không?
|
||||||||||||||||||||||||
27 |
Nhấp vào Review & Submit. | ||||||||||||||||||||||||
28 |
Nhấp vào Submit. KẾT QUẢ:
|
Các thông báo lỗi và cảnh báo chẳng hạn như 'xác thực trường' (fields validations) sẽ hiển thị thông tin về (các) trường bị ảnh hưởng và đánh dấu (các) trường đó bằng màu đỏ. Thông báo lỗi dành riêng cho từng khoản ghi nợ trực tiếp, các trường khả dụng và xác thực các chi tiết (particulars). Bạn có thể cập nhật thông tin trong (các) trường bị ảnh hưởng và tiếp tục xử lý ghi nợ trực tiếp.