Trích nợ trực tiếp định kỳ là gì?
Trích nợ trực tiếp định kỳ cho phép bạn thiết lập lịch biểu để quản lý các khoản trích nợ trực tiếp định kỳ lặp lại. Nếu tổ chức của bạn được thiết lập để phê duyệt mẫu, lệnh trích nợ trực tiếp định kỳ mới sẽ cần được người dùng có quyền hạn thích hợp phê duyệt trước khi có hiệu lực. Sau khi hoạt động, một lệnh trích nợ trực tiếp sẽ được tạo từ lịch biểu khoảng bảy ngày trước Ngày giá trị và sẽ hiển thị để xem và phê duyệt trong màn hình Current Direct Debits.
Quy tắc cho Trích nợ trực tiếp định kỳ
- Lịch lặp lại chỉ có thể được lên lịch theo khoảng thời gian tháng, ví dụ: mỗi 1 tháng đối với hàng tháng, mỗi 3 tháng đối với hàng quý hoặc mỗi 12 tháng đối với hàng năm. Khoảng thời gian tháng từ 1 đến 12 cũng khả dụng.
- Repeats On: Nếu bạn chọn ngày lặp lại là 29, 30 hoặc 31, bạn sẽ nhận được cảnh báo sau: “Bạn đã chọn một ngày không hợp lệ cho tất cả các tháng. Các khoản Trích nợ trực tiếp cho những ngày không hợp lệ sẽ được tạo với ngày giá trị là ngày làm việc cuối cùng của tháng hoặc ngày làm việc tiếp theo.”
- Start Date phải là ngày hiện tại cộng thêm một ngày.
Màn hình Periodic Direct Debit
Hình ảnh sau đây là ví dụ về màn hình Periodic Direct Debit với các trường bao gồm chi tiết lặp lại, chi tiết trích nợ trực tiếp định kỳ và chi tiết người trả tiền.
Màn hình Payer Details
Hình ảnh sau đây là ví dụ về màn hình Payer Details để thêm Người trả tiền theo cách thủ công cùng với Tên người trả tiền, Địa chỉ email và Số tài khoản người trả tiền.
Màn hình Payer Direct Debit Details
Hình ảnh sau đây là ví dụ về màn hình Payer Direct Debit Details để nhập thêm chi tiết về người trả tiền và trích nợ trực tiếp.
Tạo lệnh Trích nợ trực tiếp định kỳ
Có nhiều cách để bạn có thể tạo lệnh trích nợ trực tiếp định kỳ từ menu Receivables. Hãy chọn trong số các tùy chọn sau:
- Nhấp vào Periodic Direct Debits > Create Periodic Direct Debit (xem hướng dẫn từng bước bên dưới)
- Nhấp vào Periodic Direct Debits > Use Direct Debit Template
| BƯỚC | THAO TÁC | ||||||||||||||||||||||||||
1 |
Nhấp vào menu Receivables > Periodic Direct Debits. | ||||||||||||||||||||||||||
2 |
Nhấp vào New trên Thanh điều khiển. | ||||||||||||||||||||||||||
3 |
Nhấp vào Create Periodic Direct Debit. | ||||||||||||||||||||||||||
4 |
Nếu cần, hãy chọn Division cho lệnh Trích nợ trực tiếp. Nếu bạn có quyền truy cập vào nhiều bộ phận, bạn có thể thiết lập bộ phận mặc định cho các lệnh trích nợ trực tiếp trong tương lai. |
||||||||||||||||||||||||||
5 |
Chọn tài khoản sẽ được ghi có tiền To. | ||||||||||||||||||||||||||
6 |
Repeats mặc định là Monthly vì đây hiện là tần suất duy nhất khả dụng. | ||||||||||||||||||||||||||
7 |
Chọn khoảng thời gian tháng X tại Repeats Every. Chọn khoảng thời gian từ 1 đến 12 tháng:
|
||||||||||||||||||||||||||
8 |
Chọn ngày trong tháng tại Repeats On để tạo phiên trích nợ trực tiếp. | ||||||||||||||||||||||||||
9 |
Chọn Start Date - đây là thời điểm các phiên trích nợ trực tiếp sẽ bắt đầu. | ||||||||||||||||||||||||||
10 |
Chọn tùy chọn Ends - đây là thời điểm các phiên trích nợ trực tiếp sẽ dừng lại.
|
||||||||||||||||||||||||||
11 |
Chọn một tùy chọn về cách xử lý Non-Business Days.
|
||||||||||||||||||||||||||
12 |
Nhập Periodic Direct Debit Name tối đa 16 ký tự. Tên này sẽ trở thành Tên trích nợ trực tiếp khi bạn tạo lệnh trích nợ trực tiếp từ mẫu. | ||||||||||||||||||||||||||
13 |
Nhập Periodic Direct Debit Description tối đa 40 ký tự. | ||||||||||||||||||||||||||
14 |
Nhập Periodic Direct Debit Reference tối đa 18 ký tự. Thông tin này sẽ xuất hiện như một phần của phần diễn giải trên sao kê tài khoản ghi nợ và của người trả tiền cũng như trên các báo cáo trích nợ trực tiếp. | ||||||||||||||||||||||||||
15 |
Nhập Statement Narrative tối đa 40 ký tự. Thông tin này sẽ xuất hiện như một phần của phần diễn giải trên sao kê tài khoản ghi nợ. | ||||||||||||||||||||||||||
16 |
Chọn Direct Entry User ID từ danh sách thả xuống. | ||||||||||||||||||||||||||
17 |
Chọn hộp kiểm Disable Payer changes for Direct Debits created from this Periodic Direct Debit nếu bạn cần ngăn người dùng thêm người trả tiền mới hoặc chỉnh sửa thông tin chi tiết của người trả tiền hiện tại trong các lệnh trích nợ trực tiếp được tạo từ lệnh trích nợ trực tiếp định kỳ này. | ||||||||||||||||||||||||||
18 |
Để giảm thiểu nguy cơ gian lận, ANZ khuyến nghị bạn luôn xác nhận thông tin chi tiết của người trả tiền khi xử lý lệnh trích nợ trực tiếp.
Thanh điều khiển
Nhấp vào Add để thêm thông tin chi tiết của một hoặc nhiều người trả tiền bằng các tùy chọn sau: Thêm Người trả tiền từ danh sách Người trả tiền của bạn
Tìm kiếm và chọn Người trả tiền từ trường Payer Name, sau đó chuyển sang các bước tiếp theo. Nếu cần, hãy nhấp lại vào Add để thêm người trả tiền khác.
Thêm Người trả tiền mới
Người dùng phải có quyền tạo người trả tiền mới để hoàn thành các bước này.
|
||||||||||||||||||||||||||
19 |
Lodgement Reference chứa Mã tham chiếu trích nợ trực tiếp định kỳ và có thể được thay đổi cho người trả tiền này nếu cần. Lodgement Reference có thể dài tối đa 18 ký tự và sẽ xuất hiện như một phần của phần diễn giải trên sao kê tài khoản ghi có và của người trả tiền cũng như trên các báo cáo trích nợ trực tiếp. | ||||||||||||||||||||||||||
20 |
Nhập Amount cần thu từ người trả tiền | ||||||||||||||||||||||||||
21 |
Nếu cần, hãy nhấp vào biểu tượng Payer Direct Debit Details để xem hoặc cập nhật thông tin bổ sung của người trả tiền: Thêm hoặc cập nhật Payer Direct Debit Details
|
||||||||||||||||||||||||||
22 |
Bạn có muốn tiếp tục lệnh trích nợ trực tiếp ở giai đoạn sau không?
|
||||||||||||||||||||||||||
23 |
Nhấp vào Review & Submit. | ||||||||||||||||||||||||||
24 |
Nhấp vào Submit. KẾT QUẢ:
|
Các thông báo lỗi và cảnh báo như 'xác thực trường' hiển thị thông tin về (các) trường bị ảnh hưởng và làm nổi bật (các) trường đó bằng màu đỏ. Các thông báo lỗi sẽ dành riêng cho từng lệnh trích nợ trực tiếp, các trường có sẵn và các xác thực chi tiết cụ thể. Bạn có thể cập nhật thông tin trong (các) trường bị ảnh hưởng và tiếp tục xử lý lệnh trích nợ trực tiếp.