Ghi nợ trực tiếp định kỳ là gì?
Ghi nợ trực tiếp định kỳ cho phép bạn thiết lập lịch biểu để quản lý các khoản ghi nợ trực tiếp định kỳ lặp lại. Nếu tổ chức của bạn được thiết lập để phê duyệt mẫu, khoản ghi nợ trực tiếp định kỳ mới sẽ cần được phê duyệt bởi người dùng có quyền thích hợp trước khi hoạt động. Sau khi hoạt động, khoản ghi nợ trực tiếp sẽ được tạo từ lịch biểu khoảng bảy ngày trước Ngày hiệu lực và có thể xem cũng như phê duyệt trong màn hình Ghi nợ trực tiếp hiện tại.
Quy tắc đối với Ghi nợ trực tiếp định kỳ
- Việc lặp lại chỉ có thể được lên lịch theo khoảng thời gian theo tháng, ví dụ: mỗi 1 tháng là hàng tháng, mỗi 3 tháng là hàng quý, hoặc mỗi 12 tháng là hàng năm. Khoảng thời gian theo tháng từ 1 đến 12 cũng khả dụng.
- Lặp lại vào: Nếu bạn chọn ngày lặp lại là 29, 30 hoặc 31, bạn sẽ nhận được cảnh báo sau: “Bạn đã chọn một ngày không hợp lệ cho tất cả các tháng. Các khoản Ghi nợ trực tiếp cho những ngày không hợp lệ sẽ được tạo với ngày hiệu lực vào ngày làm việc cuối cùng của tháng hoặc ngày làm việc tiếp theo.”
- Ngày bắt đầu phải là ngày hiện tại cộng thêm một ngày.
Màn hình Ghi nợ trực tiếp định kỳ
Hình ảnh sau đây là ví dụ về màn hình Ghi nợ trực tiếp định kỳ với các trường bao gồm chi tiết lặp lại, chi tiết ghi nợ trực tiếp định kỳ và chi tiết người trả tiền.
Màn hình Chi tiết người trả tiền
Hình ảnh sau đây là ví dụ về màn hình Chi tiết người trả tiền để thêm Người trả tiền theo cách thủ công cùng Tên người trả tiền, Địa chỉ email và Số tài khoản người trả tiền.
Màn hình Chi tiết ghi nợ trực tiếp của người trả tiền
Hình ảnh sau đây là ví dụ về màn hình Chi tiết ghi nợ trực tiếp của người trả tiền để nhập thêm thông tin chi tiết về người trả tiền và ghi nợ trực tiếp.
Tạo Ghi nợ trực tiếp định kỳ
Có nhiều cách để bạn có thể tạo ghi nợ trực tiếp định kỳ từ menu Khoản phải thu. Hãy chọn từ các tùy chọn sau:
- Nhấp vào Ghi nợ trực tiếp định kỳ > Tạo Ghi nợ trực tiếp định kỳ (xem hướng dẫn từng bước bên dưới)
- Nhấp vào Ghi nợ trực tiếp định kỳ > Sử dụng mẫu ghi nợ trực tiếp
| BƯỚC | THAO TÁC | ||||||||||||||||||||||||
1 |
Nhấp vào menu Khoản phải thu> Ghi nợ trực tiếp định kỳ. | ||||||||||||||||||||||||
2 |
Nhấp vào Mới trên Thanh điều khiển. | ||||||||||||||||||||||||
3 |
Nhấp vào Tạo Ghi nợ trực tiếp định kỳ. | ||||||||||||||||||||||||
4 |
Nếu cần, hãy chọn Bộ phận cho khoản Ghi nợ trực tiếp. Nếu bạn được quyền truy cập nhiều bộ phận, bạn có thể đặt một bộ phận mặc định cho các khoản ghi nợ trực tiếp trong tương lai. |
||||||||||||||||||||||||
5 |
Chọn tài khoản mà tiền sẽ được ghi có Đến. | ||||||||||||||||||||||||
6 |
Lặp lại mặc định là Hàng tháng vì hiện tại đây là tần suất duy nhất khả dụng. | ||||||||||||||||||||||||
7 |
Chọn Lặp lại mỗi khoảng thời gian X tháng. Chọn khoảng thời gian từ 1 đến 12 tháng:
|
||||||||||||||||||||||||
8 |
Chọn ngày trong tháng ở mục Lặp lại vào để tạo phiên ghi nợ trực tiếp. | ||||||||||||||||||||||||
9 |
Chọn Ngày bắt đầu - đây là thời điểm các phiên ghi nợ trực tiếp sẽ bắt đầu. | ||||||||||||||||||||||||
10 |
Chọn một tùy chọn Kết thúc - đây là thời điểm các phiên ghi nợ trực tiếp sẽ dừng lại.
|
||||||||||||||||||||||||
11 |
Chọn một tùy chọn để quản lý Ngày không làm việc.
|
||||||||||||||||||||||||
12 |
Nhập Tên ghi nợ trực tiếp định kỳ tối đa 16 ký tự. Tên này sẽ trở thành Tên ghi nợ trực tiếp khi bạn tạo ghi nợ trực tiếp từ mẫu. | ||||||||||||||||||||||||
13 |
Chọn Mã ủy quyền từ danh sách thả xuống. | ||||||||||||||||||||||||
14 |
Nhập Thông tin cụ thể tối đa 12 ký tự sẽ xuất hiện dưới dạng một phần của nội dung diễn giải trên sao kê tài khoản ghi có. | ||||||||||||||||||||||||
15 |
Nhập Mã tối đa 12 ký tự sẽ xuất hiện dưới dạng một phần của nội dung diễn giải trên sao kê tài khoản ghi có. | ||||||||||||||||||||||||
16 |
Nhập Nội dung tham chiếu tối đa 12 ký tự sẽ xuất hiện dưới dạng một phần của nội dung diễn giải trên sao kê tài khoản ghi có. | ||||||||||||||||||||||||
17 |
Chọn Tài khoản theo dõi cho các khoản ghi nợ trực tiếp không thể xử lý. | ||||||||||||||||||||||||
18 |
Đánh dấu vào Ghi có riêng lẻ nếu bạn cần một mục sao kê cho mỗi giao dịch được xử lý. | ||||||||||||||||||||||||
19 |
Chọn hộp kiểm Vô hiệu hóa thay đổi Người trả tiền đối với các khoản Ghi nợ trực tiếp được tạo từ Ghi nợ trực tiếp định kỳ này nếu bạn cần ngăn người dùng thêm người trả tiền mới hoặc chỉnh sửa chi tiết của người trả tiền hiện có trong các khoản ghi nợ trực tiếp được tạo từ ghi nợ trực tiếp định kỳ này. | ||||||||||||||||||||||||
20 |
Để giảm thiểu rủi ro gian lận, ANZ khuyến nghị bạn luôn xác nhận thông tin chi tiết của người trả tiền khi xử lý ghi nợ trực tiếp.
Thanh điều khiển
Nhấp vào Thêm để thêm một hoặc nhiều thông tin chi tiết về người trả tiền bằng các tùy chọn sau: Thêm Người trả tiền từ danh sách Người trả tiền của bạn
Tìm kiếm và chọn Người trả tiền từ trường Tên người trả tiền, sau đó chuyển sang các bước tiếp theo. Nếu cần, hãy nhấp lại vào Thêm để thêm những người trả tiền khác.
Thêm Người trả tiền mới
Người dùng phải có quyền tạo người trả tiền mới để hoàn thành các bước này.
|
||||||||||||||||||||||||
21 |
Nếu cần, hãy nhập Thông tin cụ thể tối đa 12 ký tự sẽ xuất hiện dưới dạng một phần của nội dung diễn giải trên sao kê của người trả tiền. | ||||||||||||||||||||||||
22 |
Nếu cần, hãy nhập Mã tối đa 12 ký tự sẽ xuất hiện dưới dạng một phần của nội dung diễn giải trên sao kê tài khoản ghi có và sao kê của người trả tiền | ||||||||||||||||||||||||
23 |
Nếu cần, hãy nhập Nội dung tham chiếu tối đa 12 ký tự sẽ xuất hiện dưới dạng một phần của nội dung diễn giải trên sao kê của người trả tiền | ||||||||||||||||||||||||
24 |
Nhập Số tiền cần thu từ người trả tiền | ||||||||||||||||||||||||
25 |
Nếu cần, hãy nhấp vào biểu tượng Chi tiết ghi nợ trực tiếp của người trả tiền để xem hoặc cập nhật thông tin bổ sung của người trả tiền: Thêm hoặc cập nhật Chi tiết ghi nợ trực tiếp của người trả tiền
|
||||||||||||||||||||||||
26 |
Bạn có muốn tiếp tục xử lý ghi nợ trực tiếp ở giai đoạn sau không?
|
||||||||||||||||||||||||
27 |
Nhấp vào Xem lại & Gửi. | ||||||||||||||||||||||||
28 |
Nhấp vào Gửi. KẾT QUẢ:
|
Các thông báo lỗi và cảnh báo chẳng hạn như 'xác thực trường' hiển thị thông tin về (các) trường bị ảnh hưởng và đánh dấu (các) trường đó bằng màu đỏ. Các thông báo lỗi dành riêng cho khoản ghi nợ trực tiếp, các trường khả dụng và xác thực thông tin cụ thể. Bạn có thể cập nhật thông tin trong (các) trường bị ảnh hưởng và tiếp tục xử lý khoản ghi nợ trực tiếp.